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¿El mejor momento para una reunión? Martes, después del almuerzo

 

Tomado de: www.iprofesional.com

Las reuniones de oficina pueden ser una tortura, una pérdida de tiempo, un caldo de cultivo para la ineficacia y la falta de productividad en el que algunos personajes se mueven como pez en el agua. Las necesitan para existir, las fomentan, cultivan y alargan.

¿Hay algún momento especialmente propicio para una reunión? Pruebe los martes, justo después del amuerzo.
Según publica el diario Expansión, algunos expertos creen que este es el día y la hora.

De los estudios que han investigado el momento más oportuno para reunirse en horario de trabajo se puede concluir que los lunes y los viernes son los peores días, destaca Expansión.

Entre otras cosas, porque ambos días suelen ser usados para las diligencias, y convocar entonces implica que puede faltar algún miembro del equipo. Sin contar con el weekend mode de muchos empleados en esas fechas.

Un estudio del servicio de gestión del tiempo WhenIsGood, publicado en Inc., confirma las teorías sobre la poca idoneidad de lunes y viernes, y declara el martes como el más propicio para las reuniones.

¿Por qué a las 4 de la tarde? Keith Harris, coordinador del estudio, explica que "si se convoca una reunión a las 9 de la mañana, los asistentes tendrán que prepararla el día anterior, o llegarán sin haberla preparado convenientemente. En una reunión convocada a las 9 de la mañana, sólo uno de cada tres es proclive a aprovechar el tiempo".

Si el momento elegido son las últimas horas de la tarde, la mayoría estará más pendiente de que termine para irse a casa que de aprovecharla realmente. Una reunión a última hora es perjudicial para muchas cosas. Pero si usted quiere que la motivación sea cero; si pretende crear un clima de entusiasmo sobre un producto o servicio, una reunión al final del día es el mejor argumento para fracasar en el intento, señala Expansión.

Tampoco conviene convocar si sospechamos que la hora de desayunar o de comer puede convertirse en una peligrosa frontera. Algunos expertos aconsejan que, llegado este caso, lo más inteligente es proveer de comida a los asistentes. Comer y trabajar (reunirse) al tiempo, es considerado por muchos empleados como un signo de productividad.

Philip Delves, autor de What They Teach You At Harvard Business School, propone el truco de "la puntualidad de los trenes suizos: establezca horas muy precisas para la duración de sus reuniones del tipo "de 10,12 horas a 10,36 horas". Esta precisión específica sirve como aviso y predispone a los asistentes a aprovechar el tiempo.

Según el diario español, los expertos en reuniones eficaces coinciden en la importancia del tiempo para las reuniones. Así, hay reuniones muy eficaces que duran sólo 30 minutos. Las reuniones periódicas a las que están acostumbradas muchas organizaciones terminan por parecerse al "día de la marmota."